¿Qué es?

Una lista de tareas es un conjunto de responsabilidades por cumplir. Pueden ser algo muy simple (que lo resuelvo rápido) o algo más complejo (que no es tan fácil resolver a la primera) y son una de las herramientas clave para aprender a gestionar tu tiempo (bien).

La razón por la que son útiles es que el cerebro es muy malo recordando pero muy bueno analizando. Es mejor dejar libre al cerebro (liberar la memoria a corto plazo) y apuntar lo que tenemos que hacer. Así podemos concentrarnos en resolver la tarea. ¿No te convence? Haz la prueba. Fíjate en la diferencia entre escribir 6 cosas que tienes apuntadas (un día) y otras 6 al siguiente día (pero sin apuntar). Es fácil que se te olvide algo. Es indudable la utilidad de las listas de actividades. Una primera razón es que simplemente descargan de preocupaciones al cerebro.

Pero, aún así. Las listas de tareas nos plantean una serie de retos para que sean realmente efectivas. Podríamos hablar de que necesitamos tareas CAV:

• Concretas. Hay que describirlas bien.
• Abordables. Tendrás restricciones.
• Viables. Quizá no tengas los recursos necesarios (todavía).

El primer paso es describirlas bien. Hay que ir al grano, orientadas a lo que hay que hacer y que sea fácil saber si he terminado o no. Es decir, la leo un tiempo después y sé qué tengo que hacer. Cuando la apuntas (recuerda el proceso CAV) todo parece fácil, pero pasa el tiempo y no recuerdas la mitad. Necesitas que de un vistazo sepas todo lo que tienes que hacer. Se trata de describir tareas concretas y completas.

La segunda regla es entender los límites de tiempo. Para mí, algo que puedo resolver en un minuto (o digamos 2) NO es una tarea, mejor resuélvelo ya². Pero si voy a tardar mucho (por ejemplo más de una hora) es mejor dividirla en varias tareas manejables (o nos dará la sensación de que no terminamos nada). Es decir, un posible criterio sería pensar en algo que voy a tardar en resolver (estimación) entre 2 minutos y 1 hora, es decir que voy a poder manejarla. Se trata de definir tareas abordables, que pueda empezar a trabajar en ellas lo antes posible.

El tercer paso es asegurar los recursos. Lo primero el tiempo, pero muchas veces puede haber otros recursos necesarios. Hay que hacer un ejercicio de realismo porque se trata de definir tareas viables y que podamos terminar (no deseos). Y aunque en este contexto hablamos del tiempo, dinero, información necesario u otros recursos, el más importante y limitado es tu nivel de atención (y energía).

 ¿Cómo hacer una lista de tareas para el trabajo? Guía Paso a Paso

Crear una lista de tareas puede parecer una actividad simple, pero hay algunos pasos y consideraciones que pueden hacer que tu lista sea más efectiva. Mira la siguiente guía paso a paso:

Recopila las tareas a realizar

El primer paso es la recopilación meticulosa de las tareas que debes realizar. Esto incluye desde las tareas complejas hasta las de cómo responder correos electrónicos o prepararse para las reuniones. Ser minucioso en esta etapa te ayudará a no olvidarte de ninguna tarea, sin tener en cuenta su tamaño o significado.

Selecciona de una plataforma de administración de tareas

Una vez que tengas todas tus tareas alineadas, el próximo paso es seleccionar una plataforma o herramienta que te ayude a administrar y rastrear estas tareas. Existen muchas opciones disponibles, cada una con sus propias fortalezas y debilidades, y discutiremos algunas de las mejores más adelante en este artículo.

Establece las prioridades de las tareas

Cuando ya tienes todas tus tareas en un solo lugar, es hora de establecer prioridades, al decidir cuáles son más urgentes, puedes asegurarte de dedicar tu tiempo y energía de manera eficiente. Priorizarlas basandote en su importancia, plazos o cualquier otro factor que sea relevante para tu situación.

Fija plazos realistas

Es crucial al establecer plazos para tus tareas asegurarte de que son factibles. Tome en consideración el tiempo que realmente necesitarás para completar cada una de ellas y no olvides en cuenta otros compromisos que puedas tener. Fijar plazos realistas te ayudará a mantener el control y evitar el estrés innecesario.

Desglosa las tareas grandes en tareas más manejables

Las ocupaciones grandes pueden parecer desalentadoras en un principio. Sin embargo, al dividirlas en actividades más pequeñas y manejables, puedes hacer que parezcan menos intimidantes y más abordables, este desgloset te permite también realizar un seguimiento de tu progreso y facilita el inicio de la tarea.

Revisa y ajusta tu lista de tareas

Es importante recordar que tu lista de tareas es un documento vivo. Las circunstancias pueden cambiar y con ellas, las actividades que necesitas hacer y su prioridad. Por lo tanto, asegúrate de revisar Y ajustarlas de forma regular para que siempre refleje tu realidad actual.